Como elegir el espacio perfecto para tu evento: 7 detalles a tener en cuenta

¿Has encontrado ya tu espacio? ¿Sabes que opciones hay disponibles cerca de donde planeas tu encuentro?¿Quieres el mejor sitio para tu evento, sin lugar a dudas?

Fuente: Mónica Tremolada

Las dudas son parte del proceso creativo y es común que aparezcan al planear un evento. Cómo elegir bien el espacio para un evento es algo que no todas las empresas saben y, sin embargo, se trata de un aspecto que termina adquiriendo gran peso en el éxito final de su iniciativa.

¿Te imaginas un evento donde la gente no tuviera sitio ni para moverse? O peor aún, ¿qué imagen se transmitiría si el lugar que se elige para el evento es demasiado grande y al llegar la fecha parece que está casi vacío?

Fuente: Mónica Tremolada

No es sólo una cuestión de tamaño, aunque también importa. El estilo, la decoración, los servicios, la infraestructura, las posibilidades… No es lo mismo que quieras dar una fiesta multitudinaria para lanzar un nuevo producto, un cumpleaños, una boda o un desayuno de trabajo.

¿Discoteca, edificio emblemático o tu propia casa? Desde nuestra experiencia en el mundo de los eventos, te vamos a ayudar a que hagas la mejor elección compartiendo contigo algunas pistas.

SIETE CLAVES DE CÓMO ELEGIR BIEN EL LUGAR

1.  Aforo y número de invitados: esta cifra, a la que terminarás llegando tras añadir y quitar nombres de tu lista, condicionará tu decisión final. Para entender cómo elegir espacio para un evento hay que aceptar que el mejor lugar es el que asegura la comodidad de los asistentes.

2. El público que va a acudir al evento: el interés que tienen en el evento, sus características comunes, tu experiencia con ellos en eventos anteriores e incluso el rango de edad de los asistentes.

3. Capacidad para personalizarlos y decorar: cuando ya hayas hecho una preselección de los dos o tres espacios para eventos que por sus dimensiones, ubicación y servicios se adaptan mejor a tus necesidades, te faltará contactar con sus responsables. Una parte importante en cualquier evento es la personalización. Decorados, luces, música… necesitas que te confirmen que es posible poner en marcha tus ideas.

4. Mensaje que quieres transmitir con el evento: está íntimamente relacionado con el objetivo que te has propuesto. Debe ser claro, pero, ante todo, tú tienes que visualizarlo con nitidez para poder orientar hacia él todos los esfuerzos.

5. Presupuesto: la bajada a la realidad te puede hacer perder un par de ideas por el camino. La inspiración es un arma poderosa y nos lleva muy lejos, pero, después, puede suceder que en el plan inicial se nos hayan ido las cuentas algunos ceros de más. Intenta tener claros los límites antes de iniciar la búsqueda y recuerda que siempre es preferible optar por la calidad que por la cantidad.

6. Estética del evento y del espacio: una vez ya has determinado si se tratará de un evento grande o una reunión de asistencia más limitada; que tienes claro el propósito del encuentro y alguna idea de lo que quieres hacer; te falta buscar inspiración ¿Por qué no echas un vistazo a los mejores espacios para eventos en LIMA? Discotecas, museos, lugares vanguardistas, estilos más clásicos… y, ¿Por qué no? Tampoco descartes tu propia casa, si consideras que el espacio será suficiente para dar cabida a tu evento.

7. Tipo de servicio de catering que requiere el evento: la gastronomía termina definiendo cualquier encuentro. Una presentación, una fiesta de empresa, una boda, un cumpleaños, un baby shower, un showroom... No hay quien no hable del catering y, además, está comprobado que este elemento es el principal factor diferenciador de eventos. Consigue que el tuyo destaque por encima de la media asociándote con los mejores. Busca la profesionalidad, investiga en las opiniones de las diferentes webs para identificar a las compañías con el servicio más amable y atento; una vez localizados, reúnete con ellos y cuéntales tu idea para dejar que te sorprendan con sus propuestas.

Innovador o tradicional, amplio o íntimo, un lugar de sobras conocido o una joya aún por descubrir… ¿ya sabes cómo elegir espacio para tu evento?

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